ĐIỀU LỆ CỦA HỘI TƯƠNG TẾ

CỰU QUÂN NHÂN & BẰNG HỮU

ĐƯỢC ÁP DỤNG KỂ TỪ NGÀY 15 08 2010

¨   Hội Tương Tế Cựu Quân Nhân và Bằng Hữu là một hội đoàn bất vụ lợi, được lập ra với mục đích duy trì liên hệ bạn bè và giúp đỡ hội viên trong việc tang chế.

¨   Mặc dù hoạt động chung với Footscray RSL Sub Branch, nhưng hội Tương Tế hoạt động độc lập, có ban điều hành, ABN và sổ ngân hàng riêng.

1.       ĐIỀU KIỆN GIA NHẬP HỘI

Để được nhập hội người xin phải hội đủ ba điều kiện dưới đây:

1A. Điều Kiện Liên Hệ

Phải là một trong những trường hợp sau đây:

¨            Hội viên cựu quân nhân hoặc hội viên thường dân của RSL Footscray,

¨            Cựu quân nhân QLVNCH hoặc Quân Lực Úc phục vụ tại Việt Nam,

¨            Được một hội viên của RSL Footscray giới thiệu.

1B. Điều Kiện Tuổi Tác

Phải dưới 70 tuổi vào ngày nộp đơn

1C. Điều Kiện Cư Ngụ

Là công dân hay thường trú nhân Úc và cư ngụ trong tiểu bang Victoria.

2.       ĐIỀU KIỆN ĐẶC BIỆT VỀ TUỔI TÁC

Trong thời gian một tháng đầu tiên (kể từ ngày ban điều hành được thành lập) hội sẽ đặc biệt nhận đơn của:

¨            10 người đầu tiên có số tuổi từ 85 trở xuống và

¨            50 người đầu tiên có số tuổi từ 75 trở xuống

3.       LỆ PHÍ GIA NHẬP HỘI

Lệ phí ban đầu để gia nhập hội là $85.00 bao gồm:

¨            $30.00       Lệ phí nhập hội (chỉ đóng một lần mà thôi)

¨            $25.00       Lệ phí hàng năm (mỗi năm đóng một lần),

  • $30.00       Đóng trước vào Quỹ Tương Tế cá nhân (xin xem điều khoản 4 kế tiếp)

4.       ĐÓNG THÊM TIỀN VÀO QUỸ TƯƠNG TẾ CÁ NHÂN.

Khi gia nhập hội, mỗi hội viên đã đóng góp vào quỹ tương tế riêng của mình số tiền $30.00 để dành cho 3 hội viên sẽ qua đời trong tương lai. Trong bất cứ thời điểm nào, số tiền $30.00 này cũng phải có đầy đủ trong quỹ.

Trong trường hợp có một hội viên qua đời, hội sẽ lấy $10.00 đầu tiên trong quỹ tương tế của mỗi hội viên để trao lại cho gia đình người quá cố. Sau đó, hội sẽ gởi thơ báo cho tất cả các hội viên còn lại biết sự việc đã xẩy ra và yêu cầu họ, trong vòng 10 ngày, đóng bù $10 vào quỹ tương tế của họ, để cho quỹ này có đủ số tiền quy định là $30.00.

5.       TRỢ GIÚP TƯƠNG TẾ CHO HỘI VIÊN

Khi một hội viên chẳng may qua đời, trong vòng 3 ngày sau khi nhận được giấy báo tử, người thừa kế (tên đã được ghi trong đơn xin gia nhập hội) sẽ nhận được trợ giúp theo nguyên tắc như sau cho việc ma chay:

5A. Gia Nhập Hội Trong Vòng Một Năm:

¨            Vòng hoa phúng điếu

¨            Số tiền còn lại trong quỹ tương tế của hội viên quá vãng (tối đa $30.00)

5B. Gia Nhập Hội Được Một Năm Một Ngày Cho Tới Hai năm:

¨            Vòng hoa phúng điếu

¨            Số tiền còn lại trong quỹ tương tế của hội viên quá vãng (tối đa $30.00)

¨            Tiền trợ giúp tương tế, gồm có $5.00 từ mỗi hội viên còn lại trừ đi 10% chi phí tương tế

¨            Bản chiết tính về số tiền giao cho người thừa kế

5C. Gia Nhập Được Hai Năm Một Ngày và Hơn Nữa:

¨            Vòng hoa phúng điếu

¨            Số tiền còn lại trong quỹ tương tế của hội viên quá vãng (tối đa $30.00)

¨            Tiền trợ giúp tương tế, gồm có $10.00 từ mỗi hội viên còn lại trừ đi 10% chi phi tương tế

¨            Bản chiết tính về số tiền giao cho người thừa kế

6.       MẤT TƯ CÁCH HỘI VIÊN:

Tư cách hội viên sẽ mất trong nhũng trường hợp sau:

6A. Hội viên tình nguyện rút tên ra khỏi hội.

Hội viên phải nộp đơn xin rút tên ra khỏi hội. Trong trường hợp này số tiền còn lại trong  quỹ tương tế cá nhân của hội viên này sẽ được hoàn trả (tối đa là $30.00)

6B. Không đóng tiền bồi hoàn vào quỹ tương tế

Như đã đề cập đến ở phần số 4 “Đóng thêm tiền vào quỹ tương tế cá nhân”, sau khi đã nhận được thư báo đã có một hội viên qua đời và yêu cầu đóng tiền bồi hoàn, trong vòng 10 ngày, mỗi hội viên đều phải đóng bồn hoàn $10.00 vảo quỹ tương tế, để nâng số tiền đóng góp cá nhân có trong quỹ lên $30.00 mỗi hội viên.

Hội viên sẽ bị xóa tên nếu tiền trong quỹ tương tế cá nhân đã hết và thời gian gia hạn 10 ngày cũng đã trôi qua.

Hội sẽ gởi thơ nhắc nhở từng hội viên đóng tiền bồi hoàn vào quỹ tương tế như sau:

¨            Sau khi trích tiền tương tế cho mỗi hội viên vừa qua đời.

¨            Khi tiền đóng góp cá nhân trong quỹ tương tế còn có $10.00 hay ít hơn.

¨            Khi tiền đóng góp cá nhân trong quỹ tương tế đã hết.

6C. Không đóng tiền lệ phí hàng năm

Thẻ hội viên sẽ hết hạn vào ngày 14 08 mỗi năm. Hội viên sẽ phải tự mình đóng tiền gia hạn thẻ trước ngày nói trên để tiếp tục có tư cách hội viên vào ngày 15 08. Nếu lệ phí không được đóng trước 10 ngày sau ngày hết hạn, tư cách hội viên của người mang thẻ sẽ chấm dứt.

Hội sẽ cố gắng gởi thơ nhắc nhở tất cả các hội viên, một tháng trước khi thẻ hội viên hết hạn.

Để tránh những trường trễ nải ngoài ý muốn, mỗi khi thay đổi địa chỉ hoặc đi du lịch xa trong nhiều ngoài, hội viên nên báo cho hội biết địa chỉ và số điện thoại mới để tiện việc liên lạc.  Ngoài ra, hội viên có thể đóng trước một số tiền vào quỹ tưong tế để tránh tình trạng thiếu hụt cá nhân.

  1. 7.        GIA NHẬP HỘI TRỞ LẠI.

Khi đã mất tư cách hội viên, người cựu hội viên vẫn có thể làm đơn xin tái gia nhập hội tương tế.

¨   Nếu nộp đơn và đóng đầy đủ lệ phí gia nhập hội như hội viên mới trong vòng 20 ngày kể từ ngày bị xóa tên, đơn sẽ được cứu xét ngay, người cựu hội viên sẽ được đón nhận trở lại với đầy đủ quyền lợi như trước.

¨   Nếu nộp đơn và đóng lệ phí sau 20 ngày kể từ ngày bị xóa tên, đơn này sẽ được hội cứu xét  như là một hồ sơ mới, phải theo thứ tự trước sau.

8.       HỘI HỌP

Họp Định Kỳ.

Tất cả hội viên được mời tham dự những buổi họp định kỳ mỗi ba tháng một lần tại hội quán Footscray RSL để ban điều hành báo cáo về hoạt động, tình trạng hội viên và tài chánh.

Họp Thường Niên.

Một buổi họp thường niên cũng được tổ chức vào khoảng tháng 12 mỗi năm.  Địa điểm buổi họp sẽ được ban điều hành quyết định và thông báo hội viên.  Trong buổi họp, ban điều hành sẽ báo cáo về hoạt động, tình trạng hội viên và tài chánh trong năm.  Hội viên có thể xin bản sao của bản báo cáo thường niên này.  Vào những năm ban điều hành mãn nhiệm kỳ, buổi họp này được dùng để bầu cử ban điều hành mới.

Họp Bất Thường

Khi cần, ban điều hành sẽ tổ chức những buổi họp bất thường để giải quyết những

chuyện đặc biệt như là sửa đổi nội quy hay giải tán hội…

GIẢI THÍCH VỀ CHI PHÍ CỦA HỘI

Mua Sắm Tài Sản Chi Phí Hành Chánh:

Số tiền thâu được dưới hình thức “Lệ phí nhập hội” $30.00 và “Lệ phí hàng năm” $25.00 sẽ được dùng để:

¨   Mua sắm dụng cụ văn phòng cho hội: Bàn viết, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ, máy computer, máy in & fax & scanning,

¨   Thuê viết chương trình điện toán để giữ hồ sơ củahội viên, tính tiền tương tế, báo cáo tài chánh, viết thơ gởi hội viên . . .

¨   Gắn điện thoại, gắn internet,

¨   Sửa chữa, bảo toàn máy computer, máy in . . .

¨   Mua tem thư, giấy mực, dụng cụ văn phòng,

¨   Trả lương nhân viên.

¨   Chi phí lặt vặt.

Chi phí Tương Tế 10%

“Trợ giúp tương tế” sẽ được trích ra 10% để dùng cho những công việc như sau:

¨   Mua tem thư gởi đi cho các hội viên, báo tin vừa có 1 hội viên qua đời, tiền tương tế đã được trao, và đồng thời nhắc nhở họ đóng bồi hoàn vào quỹ tương tế.

¨   Mua vòng hoa phúng điếu, đăng phân ưu trên báo,

¨   Chi phí mướn xe bus cho những hội viên muốn tham dự đám táng.

9.       THÀNH PHẦN, NHIỆM VỤ CỦA BAN ĐIỀU HÀNH.

¨       Toàn thể ban điều hành đều làm việc với tính cách tự nguyện, không lương.

¨       Trong thời gian đầu, số hội viên còn ít, ban điều hành có thể đảm nhiệm toàn bộ công việc.

¨       Trong tương lai, khi số hội viên đã gia tăng, hội có thể mua máy tính, máy in . . . tuyển nhân viên chuyên môn phụ trách các công việc cần thiết.  Những nhân viên này sẽ được trả lương và trừ thuế theo luật thuế vụ.

9A. Thành Phần:

¨   Ban điều hành của hội gồm có các thành viên sau đây: một Chủ Tịch, hai Phó Chủ Tịch, một Tổng Thư Ký và một Thủ Quỹ.

¨   Tùy theo tình trạng nhân sự và công việc đòi hỏi, ban điều hành sẽ tự đặt ra các ban nghành phụ thuộc để giúp mình điều hành công việc.

 9B. Nhiệm Vụ: 

¨   Chủ tịch và Phó Chủ tịch đại diện hội trong mọi lãnh vực.

¨   Tổng thư ký lo mọi việc liên quan tới hội viên.

¨   Thủ quỹ lo việc xuất nhập qũy, tìm nguồn tài chánh, làm báo cáo tài chánh.

¨   Mỗi ngân phiếu xuất phải có chữ ký của Chủ tịch và Thủ quỹ.

¨   Ban điều hành quyết định công việc theo đa số phiếu.  Nếu số phiếu bằng nhau, phiếu của chủ tịch là phiếu quyết định.

9C. Nhiệm Kỳ

¨            Nhiệm kỳ của ban điều hành là 4 năm.

¨            Thành viên của ban điều hành cũ được quyền tái ứng cử.

10.    BẦU CỬ VÀ ỨNG CỬ VÀO BAN ĐIỀU HÀNH.

¨   Tất cả hội viên của hội đều có bổn phận đi bầu và được quyền ứng cử vào Ban điều hành.

¨   Hội viên nào không đi bầu được, có thể gửi phiếu bầu tới hoặc ủy quyền (bằng thư) để người khác bầu thế cho minh. Phiếu bầu và thơ ủy quyền phải tới tay ban bầu cử trước khi cuộc bầu cử bắt đầu, nếu không, sẽ bị coi như vắng mặt.

¨   Hội viên không bỏ phiếu vì vắng mặt sẽ được coi như là đã đồng ý với kết quả của cuộc bầu cử.

10A. Ban Bầu Cử

¨   Ban bầu cử gồm có 1 trưởng ban, 1 phó ban và 1 thơ ký.  Ban bầu cử do các hội viên của hội bầu ra trong kỳ họp tháng 10 của năm cần bầu ban điều hành mới.

¨   Thành viên của Ban Bầu Cử sẽ không được ra ứng cử vào Ban Điều Hành.

10B. Thể Thức Bầu Cử Và Ứng Cử

Ban điều hành do các hội viên bầu ra theo thể thức liên danh.

Liên danh nào đạt được nhiều phiếu bầu hơn cả, sẽ coi như thắng.

Bầu cử lần đầu tiên:

¨   Trong lần bầu đầu tiên, vì số hội viên còn ít, ban bầu cử chỉ gồm có 1 trưởng ban và 1 thư ký và sẽ được bầu ra bởi hội viên tạm thời gồm những người nộp đơn xin gia nhập.

¨   Thể thức bầu sẽ là giơ tay biểu quyết

¨   Ban điều hành đầu tiên sẽ nhận trách nhiệm ngay sau khi đắc cử. 

Trong những lần bầu cử kế tiếp:

¨   Thể thức bầu sẽ bằng phiếu được phát cho hội viên.  Phiếu sẽ được kiểm và kết quả được công bố trong ngày bầu cử.

¨   Thủ tục bàn giao trách nhiệm sẽ được làm trong vòng 10 ngày sau khi ban điều hành mới được bầu ra, tại hội quán Footscray RSL trước sự chứng kiến của ban bầu cử.

¨   Ngày bầu cử sẽ diễn ra trong buổi họp thường niên hàng năm của hội, được ấn định vào khoảng tháng 12 của năm ban điều hành tại chức hết nhiệm kỳ.

¨   Đơn xin ứng cử sẽ từ đầu tháng 11, hạn chót là 1 ngày trước ngày bầu cử.

¨   Ban bầu cử sẽ niêm yết danh sách ứng cử viên vào đầu buổi họp thường niên.

¨   Trước khi bầu cử, mỗi liên danh sẽ được nói chuyện với hội viên 5 phút.

¨   Trong trường hợp chỉ có một liên danh ứng cử, cuộc bầu cử sẽ đổi thành trưng cầu ý kiến  tín nhiệm hay không tín nhiệm.

 11. SỬA ĐỔI NỘI QUY CỦA HỘI

Theo thời gian, nôi quy của hội có thể trở nên không hợp thời hoặc thiếu sót.  Nội quy có thể được sửa đổi hoặc thêm bớt theo những thể thức như sau:

¨   Hội viên đưa đề nghị sửa đổi đến ban điều hành.

¨   Ban điều hành cứu xét đề nghị và quyết định nếu xứng đáng được duyệt xét và bỏ phiếu bởi tất cả hội viên.

¨    Ban điều hành tổ chức một buổi họp đặc biệt để trưng cầu ý kiến của hội viên.

¨    Nếu được 90% của tổng số hội viên có bỏ phiếu (có mặt, phiếu qua thư hay giấy ủy quyền) đồng ý sửa đổi, nội quy sẽ đuợc thay đổi theo như đề nghị.

 12.    GIẢI TÁN HỘI

Trong trường hợp đặc biệt, nếu ban điều hành cho rằng hội không thể tiếp tục hoạt động được nữa và muốn giải tán hội, ban điều hành phải triệu tập một buổi họp đặc biệt mời toàn thể hội viên tham dự, đễ giải thích và trưng cầu ý kiến hội viên.

¨       Nếu ít hơn 90% số phiếu đồng ý giải tán hội sẽ vẫn tiếp tục hoạt động.

¨       Trong trường hợp này, ban điều hành đương nhiệm sẽ tự giải nhiệm để bầu ra ban điều hành mới.

¨       Nếu 90% hay hơn số phiếu đồng ý giải tán, hội sẽ được giải tán.

¨       Biên bản giải tán hội sẽ phải được toàn thể hội viên có mặt ký tên xác nhận.

¨       Trong trường hợp này, ban điều hành đương nhiệm sẽ lo mọi thủ tục cần thiết để giải tán hội

¨       Nếu hội bị giải tán, thủ tục thanh toán mọi tiền bạc và tài sản của hội sẽ như sau:

o    Hoàn trả lại cho mỗi hội viên số tiền họ đóng góp trong quỹ tương tế cá nhân.

o    Trả tất cả những chi phí, luơng bổng, các món nợ (nếu có), tính cho đến ngày giải tán hội.

o    Tất cả những tài sản tiền bạc còn lại, sẽ được trao lại cho một hội đoàn từ thiện khác, theo như luật lệ về Hội Đoàn Từ Thiện của Sở thuế Vụ.